Begoña Quirós, il cuore organizzativo dell’Andalucía Sunshine Tour
Dalla segreteria di gara al coordinamento quotidiano di uno dei più importanti appuntamenti internazionali del salto ostacoli, Begoña Quirós racconta il suo percorso, le sfide organizzative e il lavoro di squadra che rende possibile il Sunshine Tour.
Ogni anno, l’Andalucía Sunshine Tour riunisce a Montenmedio migliaia di cavalli, cavalieri e professionisti. Dietro le competizioni c’è un’organizzazione che lavora per mesi, coordinando ogni dettaglio e affrontando le esigenze quotidiane di un evento internazionale.
Begoña Quirós fa parte di questa organizzazione da oltre dieci anni. Il suo percorso all’interno della segreteria di gara le ha permesso di acquisire una conoscenza approfondita del concorso e di assumere nuove responsabilità nel tempo. In questa intervista ci racconta direttamente la sua esperienza e il ruolo fondamentale della squadra nel successo del Tour.
Un percorso di oltre dieci anni al Sunshine Tour
Come hai iniziato a lavorare all’Andalucía Sunshine Tour e come si è evoluto il tuo ruolo nel corso degli anni?
«Lavoro all’Andalucía Sunshine Tour da oltre dieci anni, all’interno della segreteria di gara. Durante questo periodo ho assunto gradualmente nuove responsabilità e ho imparato molto su tutto ciò che comporta l’organizzazione di un evento di queste dimensioni.
Il mio lavoro è strettamente legato alla gestione quotidiana delle competizioni e all’assistenza ai cavalieri. Lavoro sempre sotto la direzione di Armando e Teresa, i direttori del concorso, e in coordinamento con il resto del team.
Dopo tutti questi anni, il Sunshine Tour è diventato parte della mia vita e sono molto orgogliosa di far parte di questa squadra».
La preparazione di un grande evento internazionale
Con migliaia di cavalli, cavalieri e professionisti presenti ogni anno, quanto tempo richiede la preparazione del Sunshine Tour?
«I preparativi iniziano molti mesi prima. Appena termina un’edizione, stiamo già pensando praticamente a quella successiva.
Gli aspetti da organizzare sono numerosi: il calendario, la promozione, il programma sportivo, gli ufficiali di gara, gli sponsor e le prenotazioni. Soprattutto, cerchiamo di curare ogni dettaglio per far sentire i nostri clienti a casa durante il loro soggiorno al Sunshine Tour.
L’esperienza ci aiuta ad anticipare molte situazioni, ma ogni anno porta con sé nuove sfide e c’è sempre qualcosa che possiamo migliorare».
Il valore del lavoro di squadra
Quali sono gli elementi fondamentali per coordinare iscrizioni, box, orari delle gare e tutte le attività necessarie al buon funzionamento del concorso?
«L’organizzazione e il coordinamento sono essenziali.
La cosa più importante, però, è che tutti lavorino verso lo stesso obiettivo, come una squadra. Ognuno ha le proprie responsabilità e ogni singola persona è altrettanto importante per garantire il buon funzionamento del concorso.
Siamo come una macchina: ogni componente ha un ruolo preciso e, se una parte non funziona, tutto il sistema ne risente».
Una giornata in segreteria tra richieste e imprevisti
Come si svolge una giornata tipo durante il Tour e come gestite le continue richieste e i cambiamenti dell’ultimo minuto?
«Molto intensa! (Ride.)
Ci sono richieste di informazioni, telefonate, cambiamenti dell’ultimo minuto e tante situazioni da risolvere man mano che si presentano. Spesso dobbiamo occuparci di più cose contemporaneamente, quindi saper stabilire le priorità è fondamentale. Una buona comunicazione è ciò che permette a tutto di funzionare.
Non esistono due giornate uguali, ed è questo che rende il lavoro così dinamico. Grazie anche al bellissimo clima che si respira all’interno del team, riusciamo a trasmettere ai cavalieri l’attenzione e la dedizione che mettiamo in tutto quello che facciamo.
Dopo tanti anni, impari a reagire rapidamente e a mantenere la calma anche nei momenti più impegnativi».
Sunshine Tour Mobile: comunicazione e tecnologia
Come coordinate la comunicazione tra i diversi reparti e vi assicurate che tutti siano sempre aggiornati?
«La tecnologia ha semplificato moltissimo il nostro lavoro. Sette anni fa abbiamo lanciato la nostra applicazione, Sunshine Tour Mobile, e da allora continuiamo a migliorarla ogni stagione per renderla sempre più utile a tutti.
Grazie all’app, gli orari, gli ordini di partenza e tutte le informazioni importanti sono facilmente accessibili. Possiamo inoltre comunicare rapidamente eventuali modifiche.
Quando sono coinvolte così tante persone e tanti cavalli, è fondamentale che le informazioni arrivino a tutti e siano semplici da consultare. Credo che l’app sia uno strumento estremamente utile e continuiamo a lavorare per migliorarla anno dopo anno».
Le sfide organizzative dietro le quinte
Il Sunshine Tour si svolge nell’arco di diverse settimane e richiede una preparazione che dura tutto l’anno. Quali sono le sfide più grandi e cosa rende possibile un’edizione di successo?
«Mantenere il ritmo per così tante settimane e garantire che tutto funzioni ogni giorno è una delle sfide più grandi. Gli imprevisti non mancano mai e bisogna sapersi adattare.
Armando e Teresa dirigono il concorso e noi lavoriamo sotto la loro guida, ma dietro le quinte ci sono tantissime persone che contribuiscono alla riuscita dell’evento. Per me, è proprio questo il segreto: ognuno deve dare il meglio di sé e sentirsi parte della stessa squadra.
Dopo oltre dieci anni, credo che l’unione sia fondamentale per permettere al Sunshine Tour di continuare a crescere. Alla fine, siamo una grande famiglia che lavora per far sentire i cavalieri i benvenuti, permettere loro di portare a casa bellissimi ricordi e, soprattutto, far venire loro voglia di tornare.
Sappiamo che raggiungere Montenmedio richiede un viaggio e un impegno considerevoli, quindi vogliamo che il loro soggiorno e l’esperienza complessiva valgano la pena e lascino il desiderio di tornare».
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